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    关于内部控制问题探讨_我国经济型酒店内部控制的探讨

    时间:2019-10-07 09:44:36来源:博文学习网本文已影响

    我国经济型酒店内部控制的探讨

    我国经济型酒店内部控制的探讨 酒店行业是我国最早对外开放的行业之一,经济型酒店 这种新兴业态的内部控制也引起人们关注。本文从内部控制 的概念谈起,论述了经济型酒店内部控制的核心,并就客房 收入和采购等方面作一些探讨。

    摘 要:
    经济型酒店 内部控制 一、 内部控制及经济型酒店的概念 内部控制的一般含义是:企业为了保证各项经济活动的 有效进行,提高会计信息质量,保护资产的安全、完整,防 范规避财务与经营风险,防止欺诈和舞弊,确保有关法律法 规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列具有控 制职能的方法、措施和程序。现代内控理论认为,内部控制 是一个系统化的框架,它建立在风险管理的基础上,包括内 控环境、风险分析、内控活动、信息与沟通、监督五大要素。

    经济型酒店是指以大众旅行者和中小商务者为主要服 务对象,以客房为唯一或核心产品,价格较低廉,标准化服 务,环境舒适,硬件上乘,性价比高的现代经济型酒店业态。

    二、经济型酒店内部控制的核心 经济型酒店需要考虑成本效益原则,应该对内部控制所 能带来的效益以及制定和执行内部控制措施所消耗的成本 做一个综合的权衡来确定最终的内控制度。我个人认为经济 型酒店内部控制的核心应当是以下几个方面:1、授权审批的制度执行 授权是作为一种事前控制来保证内部控制的完善的,对 于经济型酒店而言,由于提供的主要是住宿这一服务性产品, 授权控制更为重要。

    授权一般可分为一般授权和特殊授权。一般授权是为了 实现经济型酒店业务效率的提高而将一些基础性的操作权 限加以定位,即以规章制度的形式对服务人员的职权范围作 明确的界定,如经济型酒店的房价。一般授权一般不常修改。

    特殊授权的一个根本特征就是面向的控制内容是需要灵活 处理,或者是需要上级主管决定,如客人对客房质量不满要 求降价或退房等,便是一个特殊授权。这一类授权在经济型 酒店管理当中较少存在。

    2、不相容职务的分离控制 不相容职务分离的主要目的是预防由于职权集中而产 生的职务舞弊。对于经济型酒店来说,其不相容职务主要有 以下几个方面:
    (1)审批与执行的分离。是指具备批准某项业务职权 的人不能够同时负责执行此项业务。如具备审批业务人员培 训费用的职务不能同时负责费用的支取,而审批客房价格浮 动区间临时性权利的职务不能负责直接收费。

    (2)业务的执行与审核。这就是指自己做的事务不能 由自己负责审核。如负责管理客房用品仓库的不能负责盘点。

    (3)业务的执行与记录。(4)会计人员的职务分离。

    3、资产的保全 对于内部控制而言,资产的保全主要是为了保证相关资 产的完整,主要包括:
    (1)限制接近资产以及记录资产使用状况和业务的相 关账簿资料。如:现金除单位负责人、财务负责人以及出纳 之外,其他人员不得不经批准接近,一般情况只能由出纳负 责现金的存取;
    客房用品除了仓管员之外,其他人员不得随 意进出。

    (2)盘点。为了保证资产的安全,定期或者不定期的 盘点很有必要,盘点工作在经济型酒店管理上要注意主要就 是职务的分离,以及避免盘点人员与资产管理人员的串通舞 弊。

    4、审核与监督 健全的内部控制体系,必须有相关的审核与监督部门负 责对经济型酒店各项业务的协调与沟通,能够对整个业务流 程以及相关的内部控制制度和实际措施进行审查,并随各种 环境的变化提出修改建议、补救措施以及相关的奖惩。这一 部门一般是内部审计机构。

    三、 具体的控制活动 经济型酒店紧扣酒店的核心价值——住宿,所以内部控 制也就围绕着该核心而进行。

    (一)在酒店业务活动中,货币资金业务是最为普遍、发生最为频繁的,也是最容易出现问题的业务,因此,健全 的货币资金内部控制制度是十分必要的。经济型酒店应按照 相互制约的原则建立货币资金的岗位责任制度,货不相容岗 位互相分离,有关人员相互制约;
    对货币资金收支和保管业 务,应该建立严格的授权批准程序,经办货币资金业务的人 员应该和授权批准和审查稽核该项业务的人员分工明确,对 货币资金业务定期进行清查和核定。

    1、货币资金内部会计控制关键控制点 (1)出纳不能兼任稽核、会计档案保管、收入、支出、 费用、债权、债务账簿的登记工作;

    (2)每天营业结束后,出纳对库存现金进行盘点,并 核对库存现金数与现金日记账余额是否相符,对超出库存限 额的现金应于当日解送银行;

    (3)不得有账外现金和现金白条抵库,不得私设“小 金库”;

    (4)银行支票与印章的保管人员应该分离;

    (5)银行支票,汇票等要由专人负责管理,存放地点 应该设有防范措施,领用时要有登记簿,领导批准,领用人 签名。

    2、营业款的收集和控制 酒店对各营业点可以接受的结帐方式(现金、信用卡、 支票等)作出规定。各营业点收银员在本班次结束后应进行 结帐并编制收银员报告,并将营业款装入专门的信封中在见证人注视下投入保险箱。总出纳清点营业款后应编制汇总表, 汇总表中实收营业款金额必须与收银系统产生的应收营业 金额核对无误。总出纳收集和清点营业款的工作必须有见证 人在场,并且见证人需在相关文件中签名作为见证依据,清 点无误后存入银行。

    3、库存现金的安全控制 酒店每日营业款应即时存入银行。现金应保存在保险箱 内,保险箱的放置地点应有相应的安保设施;
    保险箱的密码 和钥匙应按照规定妥善保管,如当知晓保险密码的人员离职 时,应变更密码;
    定期对保险箱中的现金进行盘点;
    保险箱 钥匙应由专门负责人妥善地保管,备用钥匙安全地封存。

    4、备用金管理 备用金的控制也是货币资金控制的重要内容。主要控制 活动有:备用金金额应根据营业实际需要合理制定。备用金 领取时应向其告知备用金使用和保管程序,并在备用金领用 书上签字。不同班次收银员交接班时应清点备用金,并进行 正式记录。定期对备用金进行突击盘点,调查并向上级汇报 发现的差异。

    5、零用现金付款 规定现金支付的范围和限额;
    不得从营业款中坐支现 金;
    每次补充备用金时编制支出明细表,并由总经理批准;

    零星的采购可用现金支付,常规采购采用转账;
    工资和津贴 等劳务支付不能通过现金支付;
    所有现金支出申请单需有发票作为凭据并总经理批准。

    6、支票和电汇付款 空白支票应当严格控制,妥善保管。所有支票付款必须 由有权签发支票的人员批准和签发。不得签发空白支票和远 期支票。每项支票支出都必须有经过核准的发票或其他凭证 作为依据,已支付过的发票应加盖“付讫”盖。支票应当准 确填写,任何有文字或数字更改的支票应当作废。向供应商 付款应按照约定的付款条件进行。所有已签发的支票,应当 日记入银行存款日记帐,并定期与其它帐簿记录相核对。支 票簿和密码应由不同人保管。

    7、银行往来账控制 银行开户需有正式的批准手续;
    负责调节银行对账单和 银行存款账面余额的职员不能同时负责现金收入、现金支出 或编制收付款凭证业务,应由审核报销岗位办理。负责银行 往来账调节的人员应直接从银行取得对账单,并将银行存款 账同银行对账单进行核对调节。具体控制活动如下:
    (1)营业部将因销售收取的支票及发票转出纳。

    (2)将销售日报表及发票转会计部门。

    (3)出纳将收取的支票送银行后,将支票送款回单转 会计部门,由会计将其于销售日报表及销售发票核对后编制 记账凭证。

    (4)各部门根据需要,填制支票领用单经批准后,转 会计部门。(5)主管会计审批支票领用单后,转出纳。

    (6)领用部门从出纳处领取支票。

    (7)领用部门以支票付款后,持发票向出纳报账。

    (8)出纳将购货发票及支票存根转会计部门,经审核 后编制、审核记账凭证并登记相关账簿。

    (二)客房销售业务的控制 1、付款保证 在客人入住时,应向客人取得付款保证:对于散客应收 取现金押金或取得客人信用卡预授权;
    对于协议公司客人应 要求提供公司的付款担保书;
    对于旅行社客人应要求提供旅 行社出具的房券作为客人住房的付款担保。另外,对于公司 和旅行社客人如提供的担保仅包括房费,还应向客人收取杂 费押金。应注意预定确认函不能视作担保函;
    客人名片不能 作为付款担保;
    公司担保函应由被授权人签名并加盖公司印 鉴;
    收到以公司支票形式支付押金应立即存入银行,而不要 等到客人离店后。

    2.住店客人帐务控制 对住店客人应每日进行抽查,减少跑帐风险,保全酒店 收入;
    保证住店客人资料的完整。主要控制方法:
    选取一定数量的客人帐户,检查帐单上客人签名,付款 担保或合同等;
    帐单是否正确(金额、房间号码、签名);
    房 价是否与合同价格相符;
    根据己消费金额和预离店日期,计 算押金是否充足;
    客人离店后,资料是否已从前台文档中取出,客人入住登记是否符合要求(如是否符合公安部门的要 求)。

    3.房态核对 控制活动有:对每日前厅部和客房部应分别编制已占用 房报告和已清扫房报告进行核对,正常情况下,前厅已占用 房报告和客房已清扫房中的客房数应当一致,如有差异产生 必须进行调查和解释。

    (三)采购与库存控制 企业的采购活动由物资采购部办理采购,会计部门进行 付款以及材料成本控制和核算,仓库物资保管人员保管。

    1、采购与付款业务关键控制点 (1)年度应有消耗定额、储备定额,编制物资供应计 划和采购计划,然后,根据生产和物品库存的状况,制定采 购计划和采购价格;

    (2)采购之前,购货必须按正确的级别批准即请购单 必须经有关主管人员签字,采购部门方可受理;

    (3)物资申购、采购、验收和结算工作必须由不同的 人员担任,不得由一人包办,要实行钱、账、物分管;

    (4)除特殊情况特别授权外,应在批准的采购预算所 列的范围内进行采购,采购预算根据营业消耗定额结合库存 来制定;

    (5)物资采购,一般需要与供应单位签订合同,,会 计部门需要参与重大合同的签订,仓库和质检部门要严格按合同规定进行验收;

    (6)重要材料价格要根据市场情况结合材料品质,实 行比价采购,控制采购成本;

    (7)采购发票价格,运输费,税收等必需凭证齐全, 并与合同复核无误,才可以办理结算,支付货款;

    (8)采购材料等物资一般要通过银行转账;

    (9)购货发票以外增加的采购成本的各种费用,损失, 必须经过有关主管部门的审查,和损耗原因分析,确定其合 理性和合法性,通过授权批准后,会计部门方能支付或转账;

    (10)控制储备定额,既保证营业需要,又节约资金, 严防超储积压;

    (11)仓库物资应由胜任的职工管理,并限制无关人员 接近,保护资产的安全和完整;

    (12)执行内部核查程序,检查订购单的处理,确定收 到商品是否正确入账;
    定期检查验收单的顺序,检查凭单计 算的正确性。

    2、采购与付款内部控制制度的具体运作 根据上述业务流程和控制要点,采购与付款业务处理程 序可具体划分为:请购、审批、采购、验收、退货与折让、 付款和记录等步骤。这些步骤分别授权由使用部门、采购部 门、质检部门、仓储部门和财会部门处理。这样,既保证了 采购货物或劳务的数量和质量,又使支付的货款金额正确。

    3、仓库保管规定仓库开放的时间安排,确保仓库在非开放时间或保 管人不在时锁好门窗;
    规定有权进入仓库的人员名单;
    在非 开放时间,仓库钥匙应用信封封好后交前台或保安统一保 管;
    货物应按保质期先后顺序摆放或标注,以便按先进先出 原则进行发货;
    仓库领料应经适当授权,并由领料人签收;

    损坏的货物应进行记录并保留存货盘点后方可按规定程序 处理。

    4、存货控制 应使用永续盘存法计价,对录入计算机存货系统的数据 应由不负责录入的人员进行抽查,以检查其准确性。每月进 行存货盘点,盘存差异应进行调查,并报告管理层。盘点最 好由两名员工一同进行,其中一名员工应不负责仓库管理, 盘点人应在盘点表上签字。每月计算存货周转率,编制周转 缓慢(连续三个月未被领用)和滞用(连续一年未被领用)货 物清单,上报管理层。注意可回收包装物的控制。第三方寄 存的存货,应每月与相关供应商进行对帐。盘点发现的差异, 应及时处理,进行预提或计入损失。

    当然,以上所述只是经济型酒店内部控制内容的主要部 分。酒店管理层应当了解内部控制固有的局限性,最完善的 内部控制也有可能由于串通而失效,或因执行人员的主观或 非主观原因而导致无效。另外,内部控制主要是针对于日常 常见的业务做出的规定,对于较少发生的特殊情况则缺乏约 束力,需要制订特殊规则或临场应急处理措施来解决。了解了这些,管理人员才能把握内部控制本质,使内部控制与企 业战略有机结合起来,做好企业内部控制工作。

    【参考文献】 [1] 曹选刚:关于酒店业财务管理的若干问题及看法[J]. 江西行政学院学报,2009(1). [2] 姚文新:浅谈酒店采购业务内部控制[J].天津财贸 管理干部学院学报,2009(2). [3] 解娟:强化财务管理,提高酒店管理水平[J].中国 总会计师,2009(4). [4] 刘玮:浅议酒店内部控制[J].商场现代化,

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